Erfolgsfaktoren des Multi-Site-Managements

Besonders für größere Unternehmen wird es immer wichtiger, ihre verschiedenen Web-Auftritte in einer unternehmensweiten Content-Infrastruktur verwalten zu können, also Multi-Site-Management zu betreiben. Dabei kann das Multi-Site-Management auf verschiedene Arten von Websites angewendet werden: Sites in mehreren Sprachen, mehreren Ländern oder für mehrere Marken. Durch die zentrale Verwaltung sollen folgende Ziele erreicht werden:

• Ressourcen- und Kosteneinsparung (Technologie-/Prozesskosten etc.)
• Unternehmensweite Kontrolle und Vereinheitlichung der Web-Kommunikation
• Vereinfachung von (projektübergreifenden) Prozessen
• Verbesserte Effizienz und Qualität

Dabei werden diverse Anforderungen an das CMS gestellt:

• Schnelle Implementierung (Time to market/Rapid Site Development)
• Schnelle Anwendungsentwicklung
• Geringe Implementierungskosten
• Geringe Verwaltungskosten

Dies birgt immer die Herausforderung, einerseits Prozesse, Strukturen und Ressourcen weitestgehend zu vereinen, andererseits aber auch die Flexibilität und individuellen Anpassungsmöglichkeiten aufrechtzuerhalten. Genau um diese Herausforderung drehte sich auch die Diskussion zu den Erfolgsfaktoren des Multi-Site-Managements beim ECM SUMMIT 2009: [sevenload 8vZvQva] Das Ergebnis der Diskussion waren folgende Learnings:

• Ein Multi-Site Projekt kann sich schon ab 2 Seiten lohnen; dies ist vor allem abhängig davon, wie viel Content auf den Seiten immer wieder neu hinzukommt. Bei großen Multi-Site-Management Projekten ist es immer wichtig, alle Beteiligten ins Boot zu holen:
  1. Redaktion: Oft gibt es weltweit relevante Inhalte, wie Produktbeschreibungen, die grundsätzlich in allen Sprachen gleich vorliegen sollen. Es sollte dabei aber möglich sein, diese Inhalte sowohl unverändert übernehmen zu können, als auch zu editieren oder adaptieren (z. B. British English statt American English)
  2. Organisation: Bei globalen Projekten sollte man möglichst früh alle Ländergesellschaften einbeziehen. Dabei in der Kommunikation die Kosten transparent für alle machen (Betriebs-, Konzeptions-, Anpassungskosten, …) und den Kosten für die individuelle Pflege der einzelnen Sites gegenüberstellen. Zum Teil herrscht hier Unwissenheit und die teurere, individuelle Handhabung erscheint fälschlicherweise günstiger.
  3. Technik: Es sollte nur ein kostenintensives Initial-Projekt geben, das sehr schnell aufgesetzt werden kann. Danach ist die Wartung wichtig, sodass Änderungen ganz einfach zentral auf technischer Ebene durchgeführt werden können und die Folgekosten langfristig niedrig bleiben.
• Um Mutationsanomalien zu vermeiden, sollte globaler, konzernweit relevanter Inhalt nur in einem einzigen CMS Projekt zentral gespeichert werden. Von dort wird der Content dann verteilt, indem lokale Inhalte, die separat gespeichert werden, dynamisch auf ihn zugreifen können.
• Manchmal ist die Adaptionsmöglichkeit von zentralem Content (z. B. Sprache oder Inhalte) gar nicht erwünscht, der Content wird einfach konzepthierarchisch vererbt. Anpassungsfähigkeit sollte aber in jedem Fall eingebaut werden.
• Es kann entweder mit einer hierarchische Navigation gearbeitet werden, wie man sie häufig bei Corporate Sites mit festen Strukturen findet. Bei medien- bzw. newsgetriebene Seiten mit dynamischen Strukturen, beispielsweise Spiegel Online, werden Informationen eher mit Tags strukturiert (konzernweite Tag-Hierarchie).

Fazit: Es gibt nicht die eine richtige Lösung bzw. ein Standardkonzept für alle Unternehmen, sondern hängt ab von den jeweiligen Bedürfnissen, Anforderungen, Prozessen, Möglichkeiten und Systemen.